1. Syfte
Syftet med denna policy är att Styrelsen i Banken ska ange grunder och principer för ersättningar och förmåner till medarbetare i Banken samt att visa hur Styrelsen och Banken ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som framför allt ett rörligt ersättningssystem kan medföra och hur ett sådant system ska vara förenligt med Bankens Vision, Mission, Kärnvärden, Mål och Strategier.
Banken ska på grundval av analysen identifiera personal som anses ha en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. Rörliga ersättningar ska vara förenliga med och främja en effektiv riskhantering och inte uppmuntra ett överdrivet risktagande som går utöver Bankens tolererade risknivå.
Ersättningspolicyn är utformad och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till Bankens storlek, interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Bankens rörliga ersättningssystem syftar till ett långtgående värdeskapande och har en väl avvägd risknivå som säkerställer att Bankens långsiktiga målsättning inte äventyras men ska också möjliggöra att bibehålla kompetent personal och underlätta rekrytering.
Denna ersättningspolicy har sin bakgrund i Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag, fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning (FFFS 2011:1), kommissionens delegerade förordning (EU) 604/2014, rådets direktiv 2013/36/EU samt Final report EBA/GL/2015/22.
2. Definitioner
Anställda i ledande strategiska befattningar: Anställda som, utöver Verkställande ledningen, leder och ansvarar för den dagliga verksamheten i Banken - här definierade till ledamöter i Bankens ledningsgrupp.
Ersättning: Alla ersättningar och förmåner till en medarbetare (t.ex. kontant lön och andra kontanta ersättningar, ersättningar i form av aktier eller aktierelaterade instrument, pensionsavsättningar, avgångsvederlag, bilförmåner).
Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Som rörlig ersättning räknas inte provisionsbaserad lön som är utan koppling till sådana framtida risktaganden vilka kan komma att ändra företagets resultat- eller balansräkning.
Kontrollfunktion: Företagets funktion eller tillsynsfunktioner för riskkontroll, regelefterlevnad (compliance) och internrevision eller liknande.
3. Organisation, ansvar, målgrupp och roller
En väl fungerande marknadsmässig ersättningsstruktur är en viktig komponent för att uppnå resultat och sunt risktagande i Banken. Ersättningar inom Banken ska utformas så att de attraherar medarbetare med den kompetens som behövs för att uppnå Bankens syfte, inom de kostnadsramar som finns. Synen på ersättning är att den i möjligaste mån ska vara individuellt utformad och därmed uppmuntra varje medarbetare att prestera i linje med Bankens Vision, Mission, Kärnvärden, Mål och Strategier.
En stor del av Bankens totala kostnader utgörs av lön och annan ersättning till medarbetare. Därför är det avgörande att säkerställa att all ersättning i Banken styrs av tydliga principer och att Banken regelbundet utvärderar vilka risker som är förenade med ersättningssystemet.
3.1 Styrelsen
Styrelsen fastställer årligen denna policy. Styrelsen beslutar, efter förslag från Styrelsens ersättningsutskott om ersättning till Bankens verkställande ledning.
3.2 Styrelsens ersättningsutskott
På konstituerande styrelsemöte utser Styrelsen ett ersättningsutskott som bl.a. förbereder frågor om ersättning till Verkställande direktör och Vice verkställande direktör samt förändringar i Regelverk Vinstandelsstiftelsen Sporren.
Ersättningsutskottet beslutar i ersättningsfrågor till riskchef och complianceansvarig. Anställd i Banken får inte ingå i detta utskott.
Utskottet ska i samråd med risk- och compliancefunktionen årligen granska och analysera om Bankens ersättningssystem överensstämmer med denna policy. Funktionen ska senast i samband med att årsredovisningen fastställs rapportera resultat av granskningen till Styrelsen. En oberoende kontroll görs även av Bankens internrevision.
Åtgärder för intressekonflikter finns beskrivna i Policy för identifiering och hantering av intressekonflikter.
3.3 Verkställande direktören
Verkställande direktören har det operativa ansvaret i ersättningsfrågor.
3.4 Personalchefen
Personalchefen har ett från Verkställande direktören övergripande delegerat ansvar för ersättningsfrågor i Banken. Se Personal- och ledarskapspolicy.
3.5 Kontors- och avdelningschefer
Kontors- och avdelningschefer ansvarar för årlig löneförhandling med sina medarbetare.
3.6 Riskkontrollfunktionen och compliancefunktionen
Riskkontrollfunktionen och compliancefunktionen ska i samråd med Styrelsens ersättningsutskott årligen granska och analysera om Bankens ersättningssystem överensstämmer med denna policy. Funktionen ska senast i samband med att årsredovisningen fastställs rapportera resultat av granskningen till Styrelsen. En oberoende kontroll görs även av Bankens internrevision.
4. Hantering av ersättningar och förmåner till anställda
Ersättningspolicyn omfattar samtliga medarbetare i Banken.
Samtliga Bankens medarbetare har en fast och en rörlig ersättningsdel som tillsammans med övriga förmåner bildar medarbetarens totala ersättning. Målsättningen är att uppnå en sund balans mellan de olika elementen.
4.1 Fast ersättning
Bankens medarbetare ska uppbära en kontant fast lön som utbetalas månadsvis för innevarande månad. Ersättningar till enskilda anställda får inte motverka Bankens långsiktiga intressen.
Grunden i lönesättningen är arbetets svårighetsgrad och den enskildes arbetsresultat. Banken ska därför tillämpa individuella och differentierade löner. Avsikten är att stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang och kompetensutveckling på ett sådant sätt att Bankens samlade resultat utvecklas och förbättras. Detta ska även bidra till Bankens konkurrenskraft på arbetsmarknaden och förmågan att behålla och rekrytera kompetenta medarbetare.
4.2 Rörlig ersättning
4.2.1. Kriterier för rörlig ersättning
Rörlig ersättning till medarbetare ska vara kopplade till på i förhand bestämda och mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska vara fastställda enligt gällande regelverk. Vidare ska den rörliga ersättningen ha en övre gräns om en årslön som inte får överskridas samt vara kopplad till Bankens kapitaltäckningssituation. Rörlig ersättning är aldrig garanterad.
4.2.2. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem
Alla medarbetare omfattas av rörlig ersättning. Medarbetare som enligt Styrelsens bedömning kan påverka Bankens risknivå har förtecknats i särskild bilaga till denna policy och är kopplad till:
- anställda i Verkställande ledningen,
- anställda med ledande strategiska befattningar, samt
- anställda med ansvar för kontrollfunktioner.
För sådan särskilt reglerad personal ska minst 60 procent av utbetalning av rörlig ersättning vara uppskjuten i minst tre år samt kunna bortfalla helt eller delvis om Bankens resultat utvecklas på ett negativt sätt efter avsättningen. Den viktigaste utgångspunkten vid bestämmande av rörlig ersättning är hur denna påverkar Bankens kapitalbas. Banken ska säkerställa att Banken kan upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller att vid behov stärka kapitalbasen innan rörlig ersättning betalas ut. Anställda får ej använda sig av risksäkringsstrategier som är kopplade till ersättningen.
Medarbetare inom kontrollfunktioner såsom riskkontroll och kontroll av regelefterlevnad ska omfattas av rörliga ersättningssystem. Dessa medarbetare kan också påverka Bankens risknivå och omfattas därför av ovanstående uppskjutna utbetalning av rörlig ersättning.
Verkställande direktören ska skriftligen meddela de anställda som omfattas av denna punkt.
4.2.3 Vinstandelssystem Sporren
Bankens verksamhet bedrivs av medarbetare som utöver lön har del i ett vinstandelssystem. Samtliga tillsvidareanställda i Banken omfattas av vinstandelssystemet i relation till sin arbetstid under året. Syftet med vinstandelssystemet är att motivera medarbetarna och att göra dem delaktiga i Bankens långsiktiga ekonomiska utveckling.
Utbetalning från vinstdelningssystemet sker tidigast då medarbetaren fyllt 55 år och först när andelen stått inne i minst fem år.
Regler för rörlig ersättning ska regleras i Regelverk Vinstandelsstiftelsen Sporren som fastställs av Styrelsen.
Styrelsen ska årligen fatta beslut om fastställande av vinstandelar.
Styrelsen bedömer att Bankens vinstdelningssystem, i avseende på definitionen i bestämmelserna i FFFS 2011:1, inte utgör en rörlig ersättning. ”Enligt Finansinspektionen bör andelar i vinstandelsstiftelser som regel kunna undantas definitionen eftersom de vanligen utgår till alla anställda oberoende av t.ex. lön och befattning. Incitamentet till risktagande får dessutom anses vara uttunnat. Detsamma torde oftast gälla för liknade former av kollektiv ersättning såsom aktiesparprogram". Beslutspromemoria FFFS 2011:1, sida 20.
Information om Vinstandelsstiftelsen Sporren finns tillgänglig för alla medarbetare på Bankens intranät. Vidare finns information om Bankens ersättningssystem på Bankens externa webbplats som offentliggör hur Banken uppfyller de regulatoriska kraven för ersättningar.
4.2.4 Gratifikationer
Medarbetare som utfört en extraordinär insats kan, efter beslut i Verkställande ledningen, erhålla gratifikation om högst 10 000 kr. Kriterier för att erhålla en sådan gratifikation är att medarbetaren utfört en extraordinär insats avseende något som inte utgör en förväntad del av medarbetarens ordinarie arbetsuppgifter. Gratifikationen får inte medföra någon ökat risktagande i Banken.
Gratifikation för särskilt reglerad personal, punkt 4.2.2, beslutas av Styrelsens ersättningsutskott.
4.2.5 Övrig rörlig ersättning
I övrigt förekommer inga rörliga ersättningar i Banken.
5. Uppföljning och rapportering
5.1 Rapportering från Personalchefen
Rapportering från Personalchefen sker i enlighet med Policy för rapportering till Styrelsen.
5.2 Rapportering från riskkontrollfunktionen och compliancefunktionen
Riskkontrollfunktionen och compliancefunktionen ska senast i samband med att årsredovisningen fastställs av Styrelsen rapportera resultat av sin granskning avseende om Bankens ersättningssystem överensstämmer med denna policy.